Ab 2025 wird die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich in Deutschland eingeführt. Diese Neuerung betrifft auch all jene Coaches, zu deren Kundenkreis nicht nur Privatpersonen, sondern auch Unternehmen zählen. Doch was genau ist eigentlich eine E-Rechnung und wie wirken sich die neuen Regelungen auf den Arbeitsalltag von Freiberuflern aus? In diesem Beitrag beleuchten wir die wichtigsten Aspekte der E-Rechnungspflicht und zeigen, welche Vorteile, aber auch Herausforderungen damit verbunden sind. Zudem wird erklärt, wie die Umstellung auf das neue System funktionieren kann.

E-Rechnungspflicht ab 2025: Änderungen im Geschäftsverkehr

Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich in Kraft. Diese Änderung ist Teil des Wachstumschancengesetzes und verpflichtet Unternehmen, Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format zu erstellen und zu versenden. Papier- und PDF-Rechnungen sind damit passé. Die aktuell zulässigen Formate für elektronische Rechnungen sind ZUGFeRD, XRechnung und EDI (Electronic Data Interchange).

Die Umstellung erfolgt schrittweise:

• Bereits ab 2025 gilt die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen im B2B-Bereich.
• Die Ausstellung und Übermittlung in Papierform oder als PDF ist noch bis Ende 2026 zulässig.
• Ab 2027 dürfen nur noch kleine Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro diese Formate nutzen.
• Mit dem Januar 2028 treten alle Regelungen endgültig in Kraft.

Was genau ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine digital erstellte und übermittelte Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format vorliegt. Formate wie XRechnung und ZUGFeRD ermöglichen eine maschinenlesbare Verarbeitung und garantieren, dass alle erforderlichen Rechnungsdaten klar definiert und standardisiert sind und so eine automatisierte Bearbeitung ermöglichen.

Die Grundlage der E-Rechnung bilden sowohl internationale als auch nationale Gesetze und Richtlinien. Die EU-Richtlinie 2014/55/EU setzt die Standards für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor, die in Deutschland durch die E-Rechnungsverordnung von 2017 umgesetzt wurden. Elektronische Rechnungen müssen dieselben Pflichtangaben wie gedruckte Rechnungen enthalten, bieten aber den Vorteil, dass sie von Menschen und Maschinen gleichermaßen verarbeitet werden können.

Die Auswirkungen der E-Rechnung auf Coaches und andere Freiberufler

Von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung sind grundsätzlich alle Selbstständigen betroffen. All jene, die jedoch ausschließlich mit Privatkunden arbeiten, sind von dieser Regelung ausgenommen. Wer hingegen mit Unternehmen zusammenarbeitet, muss spätestens ab 2028 E-Rechnungen stellen. Diese Regelung gilt demnach beispielsweise auch für Coaches, die systemisches Coaching für Teams in einem großen Unternehmen oder Business Coaching für Führungskräfte anbieten.

Auch wenn die endgültigen Regelungen erst ab 2028 in Kraft treten, ist es ratsam, schon jetzt umzustellen, denn zum einen müssen die E-Rechnungen ohnehin bereits ab 2025 empfangen werden können und zum anderen bringt die Umstellung zahlreiche Vorteile mit sich.

Die E-Rechnung bringt zahlreiche Vorteile für Freiberufler

Auch wenn die Umstellung auf die E-Rechnung so manchem Freiberufler zunächst großes Kopfzerbrechen bereitet, ist sie mittel- bis langfristig äußerst sinnvoll:

• Zunächst entfallen die Kosten für Porto, Papier und Druckertinte sowie der Aufwand für das Ausdrucken, Frankieren und den Gang zur Post.
• Die Archivierung und Aufbewahrung der Rechnungen erfolgt digital und spart somit wertvollen Platz.
• Die elektronischen Rechnungen sind jederzeit am PC oder sogar am Smartphone abrufbar und einsehbar.
• Die Zustellung erfolgt nahezu in Echtzeit, was oft zu einer schnelleren Begleichung durch den Kunden führt und dadurch auch die Liquidität verbessert.
• Zudem öffnet die digitale Fakturierung den Zugang zu größeren Geschäftspartnern, die auf vollständig digitalisierte Geschäftsprozesse setzen.
• Ein weiterer Vorteil ist, dass seit Mitte 2011 keine elektronische Signatur mehr notwendig ist, was früher zu hohen EDV-Kosten führte.

Wie funktioniert die Umstellung auf die E-Rechnung?

Grundsätzlich handelt es sich bei der Umstellung auf die E-Rechnung um keine Raketenwissenschaft. Der erste Schritt für Freiberufler beginnt mit der Auswahl der passenden Software. Wer bisher noch gar keine Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware nutzt, sollte sich informieren und eine Lösung wählen, die die Erstellung von E-Rechnungen ermöglicht. Dies gilt nicht nur aufgrund der E-Rechnungspflicht, sondern weil digitale Buchhaltungsprogramme viele weitere Vorteile bieten, die die Verwaltung erleichtern und Zeit sparen.

Freiberufler mit bestehender Software sollten überprüfen, ob diese bereits E-Rechnungen im XRechnungs- oder ZUGFeRD-Format erzeugen kann. Ist das nicht der Fall, sollte möglichst rasch eine Nachrüstung oder der Wechsel zu einer geeigneten Software erfolgen.

All jene, die ihre Rechnungen über einen Steuerberater abwickeln, sollten sicherstellen, dass dessen Software normkonforme E-Rechnungen erstellen und verarbeiten kann. Ein Gespräch mit dem Steuerberater klärt, ob Anpassungen nötig sind.