Von Wie sich ein zuverlässiger PowerPoint Schreibschutz in der eigenen Präsentation einstellen lässt, sollten Coaches und Berater unbedingt wissen: Schließlich sind derartige Lernmaterialien ihr täglich Brot und das Ergebnis der eigenen Arbeit. Da ist es nur nachvollziehbar, dass Lernmaterialien einerseits nicht von Dritten wiederverwendet und ebenso wenig verändert werden sollen.
Wie lässt sich möglichst effizient die PowerPoint Bearbeitung sperren?
Viele Arbeitsstunden sind schon in die PowerPoint Präsentation geflossen, nun gilt es daran diese als digitaler Wissensvermittler zu teilen – und zwar ohne, dass Lernende daran Veränderungen vornehmen. Aus Coaching-Sicht wäre das nicht nur ärgerlich und zeitraubend, zugleich könnte der eigene Ruf darunter leiden – wenn die veränderte Version dann weiterverbreitet wird und beispielsweise fehlerhafte Informationen enthält. Glücklicherweise gibt es verschiedene Möglichkeiten, um genau das erfolgreich zu verhindern.
Eine Möglichkeit ist der PowerPoint Schreibschutz über Drittanbieter-Software, was den Vorteil birgt, dass sich dort gleich noch weiterführende Einstellungen und Berechtigungen vornehmen lassen. Derartige Softwarelösungen sind zum Beispiel ebenso in der Lage, die Präsentation mit einem Wasserzeichen zu versehen oder können sie in unterschiedliche Formate ausgeben.
Des Weiteren ist es möglich Präsentationen mit Passwörtern zu versehen. Dann erhalten Empfänger, die das Passwort nicht kennen, gar keinen Zugriff darauf – was natürlich auch mit der Unveränderbarkeit der Präsentation einhergeht. Diese Option schützt die Präsentation in ihrer Ganzheit, die beabsichtigten Empfänger müssen das jeweilige Passwort dann aber fristgerecht erhalten, um die Präsentation überhaupt öffnen zu können.
Eine alternative Möglichkeit besteht darin, die Verfügbarkeit der Präsentation einzuschränken, indem diese nur innerhalb eines bestimmten Zeitfensters verfügbar ist. Das eignet sich aus Beratersicht beispielsweise, wenn bereits ein Ende der Zusammenarbeit absehbar ist und die Präsentation dem auftraggebenden Unternehmen nicht über die Dauer des Beratervertrags hinaus überlassen werden soll, weil sie nicht Bestandteil des vereinbarten Honorars war.
Welche Funktionen bieten Microsofts PowerPoint und andere Microsoft-Lösungen?
In PowerPoint besteht die Möglichkeit eine Präsentation standardmäßig im schreibgeschützten Modus öffnen zu lassen. Dafür wird die Präsentation selbst zunächst in der Microsoft Office Suite geöffnet, im Anschluss erfolgt ein Klick auf den Reiter „Datei“, anschließend auf „Informationen“. Dort können Administratoren und Ersteller der Präsentation die Option „Präsentation schützen“ anwählen und sie da auf „Immer schreibgeschützt öffnen“ stellen.
Eine alternative Vorgehensweise macht sich ein anderes Programm aus dem Microsoft-Kosmos zu Nutze – nämlich OneDrive. Dafür muss die Präsentation zunächst in die OneDrive-Cloud kopiert werden, anschließend wird über einen Rechtsklick die Option „Teilen“ und danach „Jeder mit dem Link kann bearbeiten“ angewählt.
Standardmäßig wird da höchstwahrscheinlich ein Haken bei „Bearbeitung zulassen“ gesetzt sein – dieser wird entfernt, die Änderungen anschließend abgespeichert. Der neue Freigabelink für die OneDrive-Datei kann dann beliebig unter den Mitgliedern des jeweiligen Teams geteilt werden, die folgerichtig zwar auf die Datei in OneDrive zugreifen, sie aber nicht verändern können.
Je nachdem wie die Präsentation aufgebaut ist, bietet sich als dritte Option noch der Export als PDF-Datei an. Das ist aber nur dann möglich, wenn wirklich nur die jeweiligen statischen Folien geteilt werden sollen, denn jegliche Interaktivität geht in der PDF natürlich verloren. Für Coaches kommt das nur in Frage, wenn wichtige Punkte und Folien gezielt geteilt werden sollen, die Interaktivität der eigentlichen Präsentation aber keine Rolle mehr spielt.
Präsentationen zu schützen bedeutet auch, den eigenen wirtschaftlichen Marktwert zu schützen
Coaches stecken viel Arbeit und Zeit in ihre Lern- und Präsentationsmaterialien, die gleichermaßen ein wichtiges Fundament des eigenen beruflichen und wirtschaftlichen Erfolgs sind. Deshalb ist umso mehr darauf zu achten, dass diese Materialien vor Veränderungen und nicht zulässigen Kopien geschützt werden – genau das gewährleistet ein zuvor eingestellter und zuverlässiger PowerPoint Schreibschutz.
