Von Wer selbstständig tätig ist, begegnet schnell der Umsatzsteuer. Doch viele fragen sich: „Kann ich als Selbstständiger ohne MwSt einkaufen?“ Diese Frage ist besonders dann spannend, wenn man unter die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG fällt oder neu gründet. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie mit der Mehrwertsteuer und Rechnungstellung korrekt umgehen, wann Sie umsatzsteuer befreit sind, und welche Pflichten gegenüber dem Finanzamt gelten.
Als Selbstständiger ohne MwSt einkaufen
Der Artikel ist lesenswert für alle, die sich entweder gerade selbstständig gemacht haben oder die Umsatzsteuer richtig verstehen und anwenden wollen.
Was bedeutet Umsatzsteuer und wann fällt sie an?
Die Umsatzsteuer ist eine Verbrauchssteuer, die auf alle Lieferungen und Leistungen eines Unternehmers im Rahmen seiner betrieblichen Tätigkeit anfällt. Sie beträgt in Deutschland im Regelfall 19 Prozent, in bestimmten Fällen 7 Prozent. Dabei ist sie nicht als Belastung für den Unternehmer gedacht, sondern wird vom Kunden gezahlt.
Als Unternehmer sind Sie verpflichtet, die eingenommene Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen. Das bedeutet: Die Mehrwertsteuer, die Sie bei einem Verkauf einnehmen, ist nicht Ihr Geld. Sie sind lediglich der „Steuereintreiber“ für den Staat. Deshalb ist es entscheidend, die Umsatzsteuer richtig zu behandeln – insbesondere bei der Rechnungstellung.
Wichtig zu wissen ist: Auch wenn Sie als Selbstständiger ohne MwSt einkaufen, müssen Sie prüfen, ob Ihre Einnahmen umsatzsteuerpflichtig sind – oder ob Sie von der Steuer befreit sind.
Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer: Was ist der Unterschied?
Im allgemeinen Sprachgebrauch wird oft von Mehrwertsteuer gesprochen, in Gesetzen ist jedoch von Umsatzsteuer die Rede. Beide Begriffe meinen im Grunde dasselbe. Doch juristisch gesehen handelt es sich bei der Mehrwertsteuer um die Steuer auf den Mehrwert, also den Teil des Preises, der über den Einkaufspreis hinausgeht.
Wenn Sie eine Rechnung stellen, müssen Sie entscheiden, ob Sie die Umsatzsteuer ausweisen oder ob Sie umsatzsteuerbefreit agieren. Letzteres ist möglich, wenn Sie unter die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG fallen.
Viele Gründer fragen sich dabei: „Kann ich trotzdem als Selbstständiger ohne MwSt einkaufen?“ Die Antwort ist: Ja – aber Sie können in dem Fall keine Vorsteuer geltend machen. Es gibt also Vor- und Nachteile, die sorgfältig abgewogen werden sollten.
Kleinunternehmerregelung: Wie Sie als Selbstständiger ohne MwSt einkaufen können
Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG erlaubt es Unternehmern, auf die Erhebung der Umsatzsteuer zu verzichten – vorausgesetzt, sie überschreiten bestimmte Umsatzgrenzen nicht. Konkret: Der Umsatz im Vorjahr darf 22.000 Euro nicht überschreiten, im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro betragen.
Wer unter diese Regelung fällt, darf keine Umsatzsteuer ausweisen und muss auch keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Gleichzeitig bedeutet das aber: Sie dürfen keine Vorsteuer ziehen. Einkäufe werden also brutto bezahlt, ohne dass Sie sich die enthaltene Mehrwertsteuer vom Finanzamt zurückholen können.
Trotzdem können Sie in vielen Fällen als Selbstständiger ohne MwSt einkaufen, beispielsweise bei innergemeinschaftlichen Lieferungen mit gültiger Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, oder wenn Sie mit anderen Kleinunternehmern arbeiten, die ebenfalls umsatzsteuerbefreit sind.
Rechnungen korrekt schreiben: Mit oder ohne Umsatzsteuer?
Die korrekte Rechnungstellung ist eine der zentralen Pflichten eines selbstständigen Unternehmers. Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind, müssen Ihre Rechnungen bestimmte Pflichtangaben enthalten: Name und Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Leistungsdatum, Nettobetrag, Umsatzsteuerbetrag und Bruttobetrag.
Bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung dürfen Sie keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen. Stattdessen muss auf der Rechnung folgender Hinweis stehen: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ist also zulässig – aber nur, wenn Sie dazu auch berechtigt sind. Achten Sie in jedem Fall darauf, keine falschen Angaben zu machen. Fehlerhafte Rechnungen können dazu führen, dass Ihre Kunden keinen Vorsteuerabzug geltend machen können oder dass das Finanzamt Nachfragen stellt.
Umsatzsteuer für Selbstständige: Grundlagen und Begriffe
Wer sich selbstständig gemacht hat, muss sich mit zahlreichen steuerlichen Begriffen auseinandersetzen: Umsatzsteuer, Vorsteuer, Umsatzsteuervoranmeldung, Steuersatz, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer usw.
Grundsätzlich gilt: Die Umsatzsteuer wird auf jede Lieferung oder Leistung erhoben, wenn sie im Rahmen einer unternehmerischen Tätigkeit erfolgt. Die Steuerschuld entsteht bei Leistungserbringung oder Zahlung – je nachdem, ob Sie Soll- oder Istversteuerung anwenden.
Als selbstständiger Unternehmer müssen Sie sich beim Finanzamt anmelden, Ihre Buchhaltung korrekt führen und je nach Umsatz regelmäßig Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben. All das gilt auch dann, wenn Sie z. B. als Selbstständiger ohne MwSt einkaufen – denn Ihre Einkäufe beeinflussen trotzdem Ihre steuerliche Gesamtsituation.
Vorsteuerabzug, Umsatzsteuer-Voranmeldung und deren Bedeutung
Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind, haben Sie Anspruch auf den Vorsteuerabzug. Das bedeutet, Sie dürfen die Umsatzsteuer, die Sie bei geschäftlichen Einkäufen zahlen, mit der eingenommenen Umsatzsteuer verrechnen.
Die Differenz daraus wird dann im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung dem Finanzamt mitgeteilt – und entweder abgeführt oder erstattet. Beispiel: Sie haben 10.000 EUR Umsatzsteuer pro Jahr eingenommen, aber 7.000 EUR Vorsteuer gezahlt – dann müssen Sie nur 3.000 EUR ans Finanzamt zahlen.
Anders sieht es aus, wenn Sie als Selbstständiger ohne MwSt einkaufen. Dann entfällt die Möglichkeit, die gezahlte Umsatzsteuer geltend zu machen. Das kann sich vor allem bei größeren Investitionen finanziell bemerkbar machen.
Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen: Pflichten, Fristen, Verantwortung
Die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen ist eine der wichtigsten Pflichten für regelbesteuerte Unternehmer. Die Umsatzsteuervoranmeldung muss je nach Umsatz monatlich oder vierteljährlich erfolgen – stets zum 10. Tag des Folgemonats.
Wer diese Pflicht vernachlässigt oder seine Zahlung der Umsatzsteuer verspätet leistet, riskiert Mahngebühren, Zinsen oder gar Strafzahlungen. Außerdem kann es zu einer Betriebsprüfung kommen, die zusätzliche Aufwände und Kosten verursacht.
Auch wenn Sie derzeit als Selbstständiger ohne MwSt einkaufen, sollten Sie die Fristen und Pflichten kennen – denn wenn Sie die Umsatzgrenze überschreiten, gelten sofort die Regelungen der Regelbesteuerung.
Umsatzgrenzen, Steuersätze und Sonderregelungen
Die wichtigsten Umsatzgrenzen für Selbstständige liegen bei 22.000 EUR für das vergangene Jahr und 50.000 EUR für das laufende. Wer diese Grenzen überschreitet, verliert automatisch den Status als Kleinunternehmer und wird umsatzsteuerpflichtig.
Zudem gibt es verschiedene Steuersätze: Der reguläre Satz beträgt 19 Prozent Umsatzsteuer, der ermäßigte 7 Prozent, z. B. für Bücher, Zeitungen oder bestimmte Lebensmittel.
Eine Sonderregelung betrifft innergemeinschaftliche Lieferungen innerhalb der EU. Wer als Unternehmer im Ausland einkauft, kann unter bestimmten Voraussetzungen als Selbstständiger ohne MwSt einkaufen, sofern er über eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verfügt.
Als Selbstständiger ohne MwSt einkaufen: Wann ist das erlaubt?
Die Frage „Kann ich als Selbstständiger ohne MwSt einkaufen?“ ist berechtigt – und die Antwort lautet: Ja, unter bestimmten Voraussetzungen. Es gibt mehrere Fälle, in denen Sie als Unternehmer steuerfrei einkaufen können:
- Kleinunternehmerregelung: Sie sind von der Umsatzsteuer befreit und kaufen entsprechend „brutto“ ein – ohne Vorsteuerabzug, aber auch ohne weitere Verpflichtung.
- Innergemeinschaftliche Erwerbe innerhalb der EU: Mit Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und einem Kauf von einem Unternehmen im EU-Ausland entfällt die deutsche Umsatzsteuer.
- Reverse-Charge-Verfahren: Bei bestimmten Leistungen, z. B. aus dem Ausland, schulden Sie als Leistungsempfänger die Umsatzsteuer – und können die Zahlung in Ihrer Steuererklärung ausgleichen.
Allerdings dürfen Sie in diesen Fällen die Vorsteuer nicht geltend machen, es sei denn, Sie sind umsatzsteuerpflichtig. Prüfen Sie daher genau, wann es sich für Sie lohnt, als Selbstständiger ohne MwSt einkaufen zu wollen – oder ob die Regelbesteuerung für Ihre Branche wirtschaftlicher ist.
Nebenerwerb, Kleinunternehmen & Freiberufler: Steuerliche Besonderheiten
Viele starten ihre Selbstständigkeit nebenberuflich oder als Kleinunternehmen. In diesen Fällen gelten ebenfalls die Umsatzgrenzen für die Kleinunternehmerregelung. Wer sich dafür entscheidet, darf keine Umsatzsteuer erheben und kann auch nicht am Vorsteuerabzug teilnehmen.
Freiberufler – etwa Designer, Texter oder Berater – sind oft von der Gewerbesteuer befreit, aber nicht automatisch von der Umsatzsteuer. Auch sie können als Selbstständiger ohne MwSt einkaufen, sofern sie die Voraussetzungen erfüllen.
Wichtig ist, dass auch nebenberuflich Selbstständige alle steuerlichen Pflichten erfüllen – von der Anmeldung beim Finanzamt bis zur ordnungsgemäßen Rechnungstellung und ggf. Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung.
Fazit: Als Selbstständiger ohne MwSt einkaufen
Wer sich selbstständig gemacht hat, sollte die Umsatzsteuer nicht unterschätzen. Ob Rechnung ohne Umsatzsteuer, Vorsteuerabzug, oder die Frage, ob man als Selbstständiger ohne MwSt einkaufen darf – all das erfordert sorgfältige Planung und Kenntnis der gesetzlichen Grundlagen.
Die Entscheidung zwischen Regelbesteuerung und Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG hat langfristige Auswirkungen auf Ihre Finanzen und Buchhaltung. Wer unter der Umsatzgrenze bleibt, profitiert von weniger Bürokratie, verzichtet jedoch auf den Vorsteuerabzug.
Nutzen Sie im Zweifel die Hilfe eines Steuerberaters oder einer digitalen Steuerlösung für Selbstständige, um Ihre Pflichten zu erfüllen und steuerlich auf der sicheren Seite zu bleiben. Nur so gelingt ein erfolgreicher Start – ob mit oder ohne Umsatzsteuer.
FAQs: Als Selbstständiger ohne MwSt einkaufen – Wir antworten auf Ihre Fragen
Kann ich als Gewerbetreibender ohne MwSt. einkaufen?
Ja, als Gewerbetreibender können Sie unter bestimmten Voraussetzungen ohne Mehrwertsteuer einkaufen. Das ist vor allem dann möglich, wenn Sie unter die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG fallen oder beim Einkauf das Reverse-Charge-Verfahren zur Anwendung kommt – etwa bei Leistungen aus dem EU-Ausland oder Drittländern.
Ein weiterer Fall ist der innergemeinschaftliche Erwerb innerhalb der EU mit einer gültigen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. In solchen Fällen wird der Nettopreis berechnet, und Sie müssen die Umsatzsteuer im eigenen Land selbst versteuern, wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind. Wer hingegen umsatzsteuerbefreit ist (z. B. als Kleinunternehmer), kauft in der Regel brutto ein und kann die enthaltene Steuer nicht abziehen.
Warum zahlen Selbstständige keine Mehrwertsteuer?
- Wenn sie die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwenden
- Weil sie mit ihren Umsätzen unter 22.000 Euro im Vorjahr geblieben sind
- Da sie umsatzsteuerbefreit tätig sind (z. B. bei bestimmten Berufsgruppen wie Ärzten oder Dozenten)
- Um bürokratischen Aufwand zu vermeiden, insbesondere in der Anfangsphase
- Weil sie keine Vorsteuer geltend machen möchten oder können
Bekommt man als Selbständiger die Mehrwertsteuer zurück?
Ja, das ist möglich – aber nur, wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind. Dann können Sie die beim Einkauf gezahlte Mehrwertsteuer als Vorsteuer abziehen, sofern die Ausgaben betrieblich veranlasst sind.
Beispiel: Sie kaufen einen Laptop für 1.190 € (inkl. 190 € MwSt). Als umsatzsteuerpflichtiger Selbstständiger können Sie die 190 € als Vorsteuer vom Finanzamt zurückfordern. Voraussetzung ist eine korrekte Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer sowie eine ordnungsgemäße Buchhaltung und Umsatzsteuer-Voranmeldung.
Sind Sie dagegen Kleinunternehmer, können Sie keine Mehrwertsteuer zurückholen, da Sie im Gegenzug auch keine Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausweisen dürfen.
Wann kann man ohne MwSt. kaufen?
| Voraussetzung | Beschreibung |
|---|---|
| Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) | Keine Umsatzsteuer auf Ausgaben oder Einnahmen; Einkauf erfolgt brutto |
| Innergemeinschaftlicher Erwerb (EU) | Nettoeinkauf möglich bei gültiger USt-IdNr.; Steuer wird im Inland abgeführt |
| Reverse-Charge-Verfahren | Leistung aus dem Ausland: Steuerpflicht liegt beim Empfänger |
| Umsatzsteuerbefreite Tätigkeiten | Bestimmte Berufsgruppen wie Ärzte, Schulen, Dozenten kaufen steuerfrei ein |
| Einkauf von Kleinunternehmern | Wenn der Verkäufer selbst Kleinunternehmer ist, stellt er keine MwSt. in Rechnung |
Diese Optionen ermöglichen es Ihnen, ohne direkte Mehrwertsteuerzahlung einzukaufen – je nach Ihrer steuerlichen Einstufung und dem Kontext des Geschäfts.
