Von Microsoft Teams hat sich in den letzten Jahren als unverzichtbares Tool in vielen Unternehmen etabliert. Doch trotz seiner weit verbreiteten Nutzung bleibt das volle Potenzial von Teams allerdings oft ungenutzt.
Viele Firmen beschränken sich nämlich darauf, Microsoft Teams lediglich für Meetings und Chats zu verwenden. Dabei werden jedoch viele der umfangreichen Funktionen, die das Tool insbesondere im Projektmanagement bietet, übersehen. Die Integration mit anderen Microsoft-365-Anwendungen wie SharePoint und Planner macht Microsoft Teams allerdings zu einem äußerst vielfältigen Werkzeug, das weit über die herkömmliche Kommunikation hinausgeht.
Microsoft Teams − Mehr als nur ein Kommunikationswerkzeug
In vielen Unternehmen ist Microsoft Teams in erster Linie als Plattform für Videokonferenzen und Chats bekannt. Natürlich erfüllt Teams diese Aufgaben hervorragend. Doch wer das Tool auf diese Funktionen reduziert, verschenkt viel wertvolles Potenzial. Microsoft Teams ist viel mehr als nur ein Kommunikationswerkzeug: Es ist eine zentrale Plattform für die Zusammenarbeit.
Teams bietet die Möglichkeit, verschiedenste Anwendungen in einer einzigen Oberfläche zu vereinen. Durch die Integration von hilfreichen Tools wie SharePoint und Planner wird Teams zum Beispiel zu einem umfassenden Hub für das Projektmanagement.
Dieses ermöglicht es dann, Projekte effizient zu planen, zu koordinieren und zu überwachen. Besonders in Projekten, die eine enge Zusammenarbeit und einen ständigen Austausch von Informationen erfordern, spielt Teams eine zentrale Rolle und sorgt dafür, dass sich die Produktivität signifikant steigern lässt. Um das große Potential von Teams in allen Details kennenzulernen, bietet sich für Unternehmen eine spezielle Schulung Microsoft Teams an.
Im Projektmanagement ist es besonders entscheidend, zu jeder Zeit den Überblick zu behalten. Es gilt sicherzustellen, dass alle Beteiligten jederzeit Zugang zu den relevanten Informationen haben. Genau hier kommt die Kombination von Teams, SharePoint und Planner ins Spiel.
SharePoint bietet die Möglichkeit, Dokumente zentral zu speichern und zu verwalten. Ein Projektteam kann also alle relevanten Dokumente in SharePoint hinterlegen. Dadurch ist gewährleistet, dass jeder im Team stets die aktuellste Version eines Dokuments vorliegen hat. Darüber hinaus bietet SharePoint umfangreiche Funktionen zur Rechteverwaltung, was besonders in größeren Projekten mit verschiedenen Interessengruppen wichtig ist.
Indem SharePoint direkt in Teams integriert wird, können die Teammitglieder auf alle notwendigen Informationen zugreifen, ohne die Plattform dafür wechseln zu müssen. Es wird sowohl die Effizienz erhöht als auch der Wissensaustausch innerhalb des Teams gefördert.
Bei Planner handelt es sich um ein weiteres Tool, das nahtlos in Microsoft Teams integriert werden kann. Es bietet eine intuitive Oberfläche zur Verwaltung von Aufgaben und Projekten. Aufgaben können einzelnen Teammitgliedern zugewiesen, mit Fälligkeiten versehen und in verschiedenen Kategorien organisiert werden. Besonders nützlich ist die Möglichkeit, den Fortschritt einzelner Aufgaben in Echtzeit zu verfolgen. Auf diese Weise wird eine besonders transparente und effiziente Projektsteuerung ermöglicht.
Durch die Integration von Planner in Teams können alle Teammitglieder ihre Aufgaben und den Projektfortschritt direkt in der Teams-Oberfläche einsehen und verwalten. Dies reduziert nicht nur den Verwaltungsaufwand, sondern unterstützt auch die Zusammenarbeit und Abstimmung innerhalb des Teams maßgeblich.
Übersichtlichkeit und Transparenz als Erfolgsfaktor
Ein entscheidender Vorteil der Integration von SharePoint und Planner in Microsoft Teams ist die dadurch entstehende Transparenz. Alle relevanten Informationen und Aufgaben sind zentral an einem Ort hinterlegt und jederzeit für das gesamte Team einsehbar. Dies verhindert, dass Informationen verloren gehen. Außerdem wird sichergestellt, dass alle Beteiligten immer auf dem neuesten Stand sind. Vor allem in komplexen Projekten mit vielen Beteiligten ist dies nicht selten der entscheidende Faktor für den Projekterfolg.
Darüber hinaus ermöglicht die zentrale Plattform eine bessere Koordination und Abstimmung im Team. Durch die Kombination von Kommunikation, Dokumentenmanagement und Aufgabenverwaltung in einer einzigen Oberfläche lassen sich Projekte wesentlich effizienter und zielgerichteter umsetzen.
