Von Ein Drittel aller Selbstständigen in Deutschland verdient laut einer Untersuchung des Instituts für Mittelstandsforschung Bonn unregelmäßig und kämpft regelmäßig mit Zahlungsschwankungen. Rechnungen werden später beglichen, Honorare variieren und selbst gut gebuchte Monate bieten keine langfristige Sicherheit. Diese Unsicherheit trifft Coaches besonders hart, denn sie leben oft von projektbezogenen Mandaten und einzelnen Klienten. Genau in diesem Spannungsfeld entscheidet eine solide Finanzstrategie, ob man dauerhaft erfolgreich arbeitet oder ständig von Engpässen ausgebremst wird.
Schwankende Honorare brauchen klare Strukturen
Viele Coaches erleben das gleiche Muster: In einem Monat kommen mehrere neue Klienten hinzu, Honorare fließen zuverlässig und das Konto wirkt stabil. Im nächsten Monat bricht plötzlich ein Auftrag weg oder Rechnungen bleiben offen. Wer in solchen Momenten keine klaren Strukturen etabliert hat, merkt schnell, wie dünn die finanzielle Decke wirklich ist. Die Folge sind Unsicherheit, Stress und im schlimmsten Fall Liquiditätsprobleme, obwohl die Nachfrage insgesamt stimmt.
Gerade weil Coaching ein Geschäft mit schwankenden Aufträgen ist, reicht es nicht, Einnahmen einfach auf dem Hauptkonto zu sammeln und spontan über Ausgaben zu entscheiden. Wer professionell plant, teilt seine Einkünfte auf verschiedene Bereiche auf: ein Konto für private Kosten, eines für geschäftliche Fixkosten und ein weiteres für Rücklagen. Dieses System sorgt dafür, dass Geld für Steuern oder unerwartete Ausgaben nicht versehentlich verbraucht wird.
In dieser Situation kann es zudem sinnvoll sein, frühzeitig einen passenden Finanzberater in der Nähe finden zu wollen. Gemeinsam lassen sich individuelle Notfallpläne erarbeiten, die nicht nur auf Zahlen basieren, sondern auch auf persönlichen Zielen und Risiken. Ein erfahrener Berater kann helfen, eine Liquiditätsreserve aufzubauen, die mindestens drei bis sechs Monatsausgaben abdeckt. Damit entsteht ein Puffer, der Coaches durch auftragsarme Zeiten trägt und zugleich die Freiheit bietet, Investitionen in Weiterbildung oder Marketing ohne Druck zu planen.
Liquiditätsengpässe lassen sich rechtzeitig erkennen
Zahlungsausfälle oder verspätete Überweisungen sind in der Coachingbranche keine Ausnahme, sondern Realität. Manche Firmen begleichen Rechnungen erst nach 30, 60 oder sogar 90 Tagen. Für Coaches bedeutet das: Fixkosten wie Miete oder Versicherungen laufen weiter, während Einnahmen ausbleiben. Wer seine Liquidität engmaschig überwacht, erkennt diese Lücken frühzeitig. Regelmäßige Cashflow-Analysen schaffen ein präzises Bild über die tatsächliche Finanzlage und liefern deutlich mehr Informationen als ein schneller Blick aufs Girokonto.
Frühwarnsysteme für den Alltag
Ein wirksames Frühwarnsystem muss nicht kompliziert sein. Eine einfache Excel-Tabelle mit drei Spalten reicht: Offene Rechnungen, erwartete Zahlungseingänge und monatliche Fixkosten. Wer das wöchentlich aktualisiert, behält sofort den Überblick. Alternativ bieten Tools wie Lexoffice oder sevDesk automatische Erinnerungen und Liquiditätsprognosen. Ein konkretes Beispiel: Ein Business-Coach aus Köln erstellt seit zwei Jahren jeden Freitag ein 30-minütiges Update. Er prüft offene Forderungen, markiert Rechnungen ab 14 Tagen überfällig rot und ruft säumige Klienten aktiv an.
Rücklagen sind das Fundament für Krisenzeiten
Jede Selbstständigkeit kennt Schwankungen. Ein einzelner abgesagter Auftrag oder der Ausfall eines wichtigen Großkunden kann ausreichen, um ein komplettes Quartal ins Wanken zu bringen. Wer in solchen Momenten keine Rücklagen gebildet hat, muss oft sofort reagieren, Rechnungen stunden oder sogar private Reserven angreifen. Rücklagen sind deshalb keine Option, sondern eine Pflicht. Sie verschaffen die Freiheit, auf unerwartete Ereignisse gelassen zu reagieren und Entscheidungen nicht aus Angst, sondern mit Weitsicht zu treffen. Finanzexperten der Deutschen Bundesbank empfehlen mindestens drei Monatsgehälter, viele unabhängige Vermögensberater raten sogar zu sechs.
Konkrete Maßnahmen für Coaches
Das Drei-Konten-Prinzip ist eine leicht umsetzbare Methode, die in der Praxis sehr gut funktioniert. Alle Honorare werden zunächst auf ein zentrales Geschäftskonto überwiesen. Von dort geht ein fester Prozentsatz – etwa 30 Prozent – automatisch auf ein Steuerkonto. Weitere 20 Prozent fließen in ein Rücklagenkonto, das ausschließlich für Notfälle oder größere Investitionen gedacht ist. Der Rest steht für laufende Kosten und private Entnahmen zur Verfügung. Dieses Vorgehen sorgt dafür, dass Steuerzahlungen oder Rücklagen nicht mit spontanen Ausgaben kollidieren.
Praktisch umgesetzt bedeutet das: Ein Coach, der monatlich 5.000 Euro Einnahmen erzielt, überweist 1.500 Euro direkt auf das Steuerkonto und 1.000 Euro auf das Rücklagenkonto. Auf dem Hauptkonto verbleiben 2.500 Euro für Miete, Versicherungen und private Kosten. Laut einer Umfrage des Bundesverbands der Freien Berufe wendet fast die Hälfte der befragten Selbstständigen dieses Modell an und berichtet von deutlich weniger finanziellen Engpässen.
